Disusun oleh:
Kelompok 6
Diah Ayu Setiani
Miakael Pratama
Lutfi Erzani Atmaja
Tommy
Iqbal Nahaqga
SISTEM KOMPUTER
UNIVERSITAS GUNADHARMA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Proses
bisnis dalam perusahaan harus berjalan dengan efektif, untuk menunjang
kebutuhan perusahaan akan persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat
mendukung hal ini. Namun, implementasi IT yang tidak tepat akan menambah beban
perusahaan. Oleh karena itu, implementasi IT sebaiknya dirancang sedemikian
rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat
meningkatkan efektifitas proses bisnis yang berjalan. Salah satu implementasi
IT yang banyak digunakan dan terbukti dapat meningkatkan efektivitas perusahaan
adalah ERP. Berikut ini akan dibahas pengertian ERP, keuntungan dan kerugian
ERP, serta implementasi ERP di perusahaan di Indonesia.
1.2 Pengertian
ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) atau
dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan
adalah struktur sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses
bisnis dalam perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan
distribusi produk yang dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah
menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang
dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem
back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan
konsumen.
1.3 Sistem ERP
Gambaran ERP adalah sebagai berikut3:
-
Sistem
ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan
pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
-
Sistem
ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
-
Sistem
ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
-
Sistem
ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data
sekali saja.
-
Sistem
ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).
-
Dalam
beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan.
-
Sistem
ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh
perusahaan multinasional.
-
Sistem
ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman
kembali.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Modul Pada ERP
Pada umumnya, ERP dibangun sebagai
sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan lain sebagainya. Dari modul-modul
tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,
manajemen kualitas dan sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan
informasi yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan
cepat.
ERP dibagi menjadi tiga modul utama,
yaitu modul operasi, modul financial dan akuntansi, dan modul sumber daya
manusia. Ketiga modul ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak
harus mengimplementasikan ketiganya secara langsung. Namun, ketiga modul
tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Misalnya ketika
bagian penjualan menerima pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung
mengetahui dan mempersiapkan pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat
melihat apakah barang pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat
mempersiapkan tagihan untuk konsumen. Sistem yang seperti ini akan menghemat
banyak resource perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja. Semua orang
dalam sistem melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari
semua divisi dalam perusahaan. Dalam meningkatkan daya saingnya, lebih dari 60%
perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat telah memasang atau berencana untuk
memasang sebuah paket sistem ERP. Popularitas dari sistem ERP ini juga dibuktikan
dari pencapaian penjualannya yang melebihi US$30 biliun di tahun 2002, sebuah
peningkatan sebesar 300% dari tahun 1990an8.
Implementasi ERP membutuhkan
persiapan yang matang, karena kesalahan implementasi akan mengakibatkan
kerugian yang tidak sedikit. Tahap paling awal dari implementasi ERP adalah
membangun bisnis proses yang baik. Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem
informasi berbasis komputer dengan teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan
efisiensi dan efektivitas perusahaan tersebut. Selain itu, kesiapan karyawan
akan perubahan sistem merupakan salah satu hal yang harus diperhitungkan.
Rancangan ERP yang sempurna tidak akan membantu jika tidak dijalankan dengan
baik. Yang harus diingat adalah tidak semua perusahaan membutuhkan ERP dalam
sistemnya. Karena proses bisnis setiap perusahaan bersifat unik, sehingga ERP
dalam satu perusahaan belum tentu dapat digunakan pada sistem di perusahaan
yang lain, atau perbaikan proses bisnis dalam perusahaan cukup untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas.
Agar sebuah perusahaan dapat
menerapkan konsep ERP dengan baik, setiap aspek dari organisasi, manusia,
informasi, dan teknologi harus dipersiapkan dengan baik. Dengan demikian
penerapan tata kelola perusahaan yang baik dapat diimplementasikan pada
industri sehingga dapat meningkatkan daya saing di pasar. Berikut akan dibahas
beberapa komponen yang mempengaruhi implementasi ERP.
A.
Pihak Manajemen dan karyawan
Dukungan dari pihak manajemen
merupakan faktor utama kesuksesan implementasi IT dalam perusahaan. Para
eksekutif perusahaan harus memiliki pengertian bahwa IT adalah membutuhkan
strategi pengembangan yang dinamis dan berkesinambungan, IT harus berjalan
seiring dengan proses bisnis perusahaan, selain itu pihak eksekutif harus
membawa CIO ke jalan yang sama dengan jalannya perusahaan7. Selain
itu, karyawan juga memegang peranan yang penting dalam keberhasilan
implementasi ERP. Sebaiknya, sebelum implementasi dijalankan, karyawan
dipersiapkan untuk perubahan ‘besar’ yang akan terjadi, bila perlu karyawan
diikut sertakan dalam tahap analisis proses bisnis, sehingga terbangun rasa
memiliki yang kuat terhadap sistem baru. Dengan demikian, ketika implementasi
benar-benar dijalankan, karyawan telah siap dan memiliki kemauan untuk belajar
dan mendukung keberhasilan ERP tersebut. ERP tidak selalu identik dengan
perampingan karyawan. Pemikiran ini yang dapat menyebabkan karyawan antipasti
terhadap perubahan ke sistem ERP, karena merasa posisinya terancam dengan
kemudahan yang ditawarkan ERP.
B.
Bisnis proses
Untuk membangun sistem ERP, bisnis
proses harus disusun dengan jelas dan tepat. Tanpa proses bisnis yang benar,
sistem apapun yang diterapkan tidak akan mampu memperbaiki keadaan perusahaan.
Dalam membangun sistem ERP, sebaiknya batasan sistem yang akan dibangun jelas,
sehingga implementasi ERP tidak berkembang ke hal-hal yang tidak diperlukan.
C.
Vendor
Vendor adalah perusahaan yang
menyediakan paket sistem ERP yang akan diimplementasikan di perusahaan. Selain
menyediakan software dan hardware, vendor juga harus memberikan pelatihan pada
karyawan perusahaan yang menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan
sistem IT yang baru, dan memastikan sistem yang baru ini berjalan sesuai dengan
permintaan perusahaan dan sesuai dengan proses bisnisnya. Vendor yang baik
memiliki respon yang cepat terhadap masalah yang dihadapi perusahaan maupun
error yang terjadi pada sistem. Sebelum menentukan vendor mana yang akan
digunakan, sebaiknya perusahaan benar-benar menyelidiki latar belakang dan
profil dari vendor tersebut. Hal ini perlu dilakukan karena kerja sama ini
biasanya dilakukan dalam jangka panjang, dan jika perusahaan salah memilih
vendor, akan merugikan bagi perusahaan itu sendiri.
2.2 Modul-modul
ERP
Dalam memenuhi kebutuhan
komputerisasi akitivitas bisnis perusahaan, aplikasi ERP (Enterprise Resources
Planning) memiliki modul-modul berikut ini:
1.
Modul pembelian
Pada modul ini dimulai dengan purchase requisition atau permintaan
pembelian. Permintaan pembelian kemudian dilanjutkan dengan purchase order.
Setelah terjadi purchase order kemudian terjadi penerimaan barang. Pada saat
penerimaan barang akan langsung terupdate penambahan inventory pada buku besar.
Penerimaan invoce dari vendor dan pembayaran ke vendor kemudian dikerjakan dalam modul finance.
Penerimaan invoce dari vendor dan pembayaran ke vendor kemudian dikerjakan dalam modul finance.
2.
Modul penjualan
Pada modul ini dimulai dengan pemesanan dari pelanggan dilanjutkan
pengiriman barang. Pada saat pengiriman barang langsung terupdate ke buku
besar piutang pada sales dan inventory pada cogs. Penagihan dan
penerimaan pembayaran dilakukan dalam modul keuangan/finance.
3.
Modul keuangan/finance
Modul ini merupakan kelanjutan dari penerimaan tagihan dari vendor yang
diikuti pembayaran ke vendor. Modul ini merupakan kelanjutan dari penagihan ke
pelanggan dan diikuti penerimaan pembayaran dari pelanggan.
4.
Modul human resources
Pada modul ini terkait dengan perekrutan, pemberian benefit misalnya uang
kesehatan, promosi, absensi dan lain sebagainya
5.
Modul manufacture
Modul ini mencatat proses produksi dan mencatat cost yang biasanya
dipelajari pada akuntansi biaya (cost accounting)
6.
Modul CRM (Customer Relation Management)
Pada aplikasi ini seluruh interaksi dengan customer mulai dari penawaran,
sales maupun keluhan pelanggan dicatat di sini.
2.3 Pengolahan
Basis Data
1. Diagram
Alir ( Flowchart )
Bagan
alir program (program flowchart) adalah suatu bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan
langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
2. Data
Flow Diagram (DFD)
Penggunaan
DFD sebagai modeling tool dipopulerkan oleh Demacro dan Yordan (1979) serta
Gane dan Sarson (1979) dengan menggunkanan pendekatan metode analisis sistem
terstruktur. DFD menggambarkan arus data dan keterkaitan satu sama lain dari
suatu sistem informasi.
Berikut ini merupkan definisidari notasi simbol yang digunakan
dalam diagram sebagai berikut:
a.
Proses (Process)
Proses merupakan model
sistem yang meliputi sistem komputer,
sistem manajemen, sistem bisnis dan tentunya sistem informasi. Di dalamnya
terjadi proses pertukaran sistem masukan dan keluaran disesuaikan dengan
kondisi lingkungan sistem, serta terdapat proses logika dan penghitungan
sistem.
Proses dapat menjelaskan
logika pembuatan keputusan dan rumusan-rumusan yang akan mentransformasi proses
data-data masukan menjadi keluaran. Jadi setiap data flow\dari entitas dan data
storeharus dimulai dan/ atau diakhiri dalam proses.
Data flow adalah aliran
yang menghubungkan antara proses dengan
lingkungan sistem maupun proses dengan proses. Di samping itu dapat berfungsi
sebagai komunikasi aliran data atau informasi antara tiap elemen. Dalam suatu
diagram sistem, data flowtidak dapat menghubungkan hanya antar entitas maupun
data store Jadi dalam penggunaanya data flow harus mencantumkan atau
menghubungkan elemen proses.
c.
Entitas
(External Entity)
Entitas merupakan sumber
atau tujuan data dan dianggap eksternal atau faktor luar terhadap sistem yang
sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan nama yang sesuai dan
harus menunjukkan suatu kata benda. Dalam hal ini mendefinisikan orang, unit
organisasi, sistem lain dan organisasi lain yang terkait dan berinteraksi
dengan sistem.
d.
Penyimpanan Data (Data Store)
Dalam suatu diagram terjadi
perputaran data dan informasi, maka dibutuhkan elemen untuk dapat menyimpan data
dan informasi tersebut agar dapat digunakan dan diolah kembali di lain waktu.
Dalam hal ini data storeberfungsi sebagai simbol yang mewakili tempat
penyimpanan data yang biasanya berdasarkan nama-nama tabel dari database.
2.4 Pengaruh
Terhadap Perbaikan Proses Bisnis
Terdapat dua
kemungkinan di dalam penerapan
ERP yaitu keberhasilan dan
kegagalan yang berdampak
bagi perusahaan. Tidak dipungkiri
bahwa penerapan ERP membutuhkan biaya yang sangat mahal. Namun semuanya dapat terbayar
dengan hasil yang
sangat memuaskan. Keberhasilan
ERP dapat dicapai dengan komitmen untuk berubah, dalam
hal ini manajemen yang harus
menyesuaikan ERP, bukan ERP yang menyesuaikan manajemen. Dengan diaplikasikannya ERP
tentunya dapat membawa perubahan perbaikan proses bisnis,
karena perkembangan teknologi informasi bertujuan untuk
memperbaiki sistem. Dari waktu ke waktu perkembangan teknologi tumbuh sesuai
dengan kebutuhan manusia. MIS (Management
Information System) berkembang dari yang sifatnya sistem informasi tiap unit kerja
misalnya accounting information
system, marketing information system, HRD information system dan production information system dimana
di dalamnya belum adanya hubungan antar fungsi kerja sampai
pada akhirnya diperkenalkan ERP (Enterprise
Resource Planning).
Contohnya ada pada
perbaikan proses bisnis yang
dialami para pengguna software
SAP, dengan adanya SAP yang merupakan salah satu contoh perangkat
lunak sistem ERP, sistem informasi
menjadi terintegrasi, tiap-tiap bagian dalam suatu perusahaan dapat saling
bertukar informasi, tidak hanya itu, dengan SAP memungkinkan antar perusahaan yang tergabung
dalam pengguna SAP dapat bertukar
informasi. Dengan adanya modul (SCM) Supply Chain Management, memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya penyimpanan, seorang pelanggan SAP yang
sedang memerlukan pasokan material tertentu maka, melalui modul SAP dapat
melakukan pencarian di database melalui internet daftar perusahaan penyedianya.Dari
daftar tersebut dapat diperoleh informasi lengkap dan rinci mengenai harga,
spesifikasi dan waktu pengiriman jika
Anda memesannya langsung
dari pabrik/perusahaan penyedianya.Pelanggan tinggal memilih pemasok
yang paling sesuai dengan kebutuhan secara real-time
dan on-line.
2.5 Pengaruh ERP
Terhadap Perubahan Budaya Peerusahaan
Selain berpengaruh terhadap perbaikan proses bisnis, ERP juga berpengaruh terhadap budaya perusahaan. Dalam sistem lama, contohnya dalam menanggapi pesanan pelanggan, cara biasa
yang dilakukan adalah setelah pelanggan melakukan pesanan yang umumnya
masih menggunakan formulir kertas, formulir tersebut berjalan dari satu
meja ke meja lain. Selanjutnya pesanan dimasukkan ke dalam komputer bagian satu kemudian dimasukkan lagi ke komputer
bagian lain dan seterusnya. Proses ini dapat mengakibatkan kelambatan, kehilangan
atau kekacauan data. Dengan penerapan ERP
budaya seperti itu menjadi
hilang, terganti dengan budaya baru yang
lebih moderen dan terintegrasi.
Secara umum, Teknologi Informasi
memerlukan kesadaran,
perbedaanbudaya dan kebutuhan
perkembangan Teknologi Informasi ditujukan untuk menghadapi homogenitas
lingkungan sekitar. ERP dikonsepkan sebagai sistem teknologi yang terkonstruksi secara sosial yang tercermin dari perilaku, nilai,
kepercayaan dan norma pengguna ERP.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting
untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan
terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.
ERP ada
untuk mendukung fungsi bisnis dan
meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah
untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Tidak
semua perusahaan berhasil dalam menerapkan ERP hal ini
perlu dimengerti bahwasanya penerapan aplikasi sistem baru yang didukung
perangkat lunak, selalu menghadapi kesulitan dalam implementasi, khususnya
dalam bentuk kelambatan, melampaui anggaran,
dan masalah kinerja. Namun pada
umumnya kegagalan penerapan ERP
pada umumnya disebabkan karena faktor manusia misalnya kebiasaan para key user (manajer) yang
tidak terbiasa menggunakan perangkat lunak, mereka
yang kurang komit dan kurang menyisihkan waktu dalam melakukan analisis dan para manajer
yang kurang memperhatikan pendidikan dan pelatihan karyawan
dapat menyebabkan gagalnya ERP.
Selain berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh secara signifikan pada perubahan budaya perusahaan. Perubahan budaya perusahaan lebih
terfokus pada berubahnya perilaku, komunikasi dan penambahan beban kerja karyawan. Siap tidaknya karyawan menerima sistem baru memberikan
beban kerja yang lebih kepada
karyawan terutama berhubungan
dengan job description dan
kesadaran untuk lebih terkomputerisasi.
0 komentar:
Posting Komentar